公文書は区民の共有財産、大田区の管理もしっかりと！
大田区議会議員のおぎの稔です。今回は大田区議会本会議で質問をした公文書管理について、です。国においても防衛省の日報問題、森友、加計学園問題などニュースとして大きく取り上げられましたが、地方自治体でも公文書を巡る様々な不祥事や課題が起きています。
地方自治体でも起きたこれらの出来事は何が問題だったでしょうか？行政職員の仕事の点から保存しておくべき文書が無かった、誤まって廃棄してしまった。これは問題だという事も理解出来ます。しかし公文書を巡る問題はそれだけではありません。「公文書等の管理に関する法律」においても規定されておりますし、行政事務が皆様の税金で行われている以上、そこで作成された公文書、行政事務における決定、契約、歴史、意志決定に関わる者、その他資料などは職員の仕事の為の文書だけではなく、区民の皆様の大切な共有財産であると言えます。その管理が杜撰、また誤って廃棄されてしまったのであれば、大きな問題なのです。
では、どうすればそうした事態を防げるでしょうか？大田区に文書管理についての規定はありますが、公文書管理条例、公文書館は存在しません。公文書が現在、未来の大切な財産であり、職員から見た今の職員の仕事、未来の後任者の為の文書という事以外に、情報公開条例や個人情報保護条例に基づく請求に対応する為と言った、現在、そして未来の住民の為に必要なものである事からも、しっかりとした対応を取る事が必要ではないかと考えます。
大田区の文書保管についての基準を見ると、文書の長期保存の判断は、所管課の裁量によるところが多く、建物・施設についての書類も「区の施設に関する図面」とあるものの、他はどこまでが該当するのはわかりにくい基準となっていました。情報公開請求の増加や公文書の管理について、区民から厳しい目が寄せられている昨今、区民から見ても判り易い基準、体制をとるべきであり、外郭団体などの法人文書の保存についての規定も合わせ、大田区の文書管理の規定も変えていく必要があると考えています。皆様、如何お考えでしょうか？
【質疑】
行政に関わる事から質問を致します。公文書の管理体制が問われている事は皆様、ご案内の通りと思います。報道によると政府は公文書管理を巡る不祥事を経て、各府省庁に公文書の管理を点検する専門部署を新たに設置するよう検討に入ったとあり、11日に開かれた内閣府の公文書管理委員会では、委員から改ざんへの罰則規定など、厳格な管理を求める声もあがったそうです。文書事務は区の意思を決定させ、その意思決定内容を保存する極めて重要な職務です。
大田区の文書保管についての基準を見ると、文書の長期保存の判断は、所管課の裁量によるところが多く、建物・施設についての書類も「区の施設に関する図面」とあるものの、他はどこまでが該当するのはわかりにくい基準となっています。情報公開請求の増加や公文書の管理について、区民から厳しい目が寄せられている昨今、区民から見ても判り易い基準、体制をとるべきではないでしょうか。外郭団体などの法人文書の保存についての規定も合わせ、大田区の文書管理の規定も変えていく必要があると考えます。
民営化の進行にともない、国有地取得や区外企業など多くの企業・団体との契約も増えていくであろう大田区の今後を考えていく上では、行政文書が業務上の文書というだけではなく、区民の共有財産であるという事を認識する必要があります。そのうえで外郭団体も包括できる、将来的な公文書管理条例策定を目指し、書類の管理、廃棄、保管体制を検討するべきではないでしょうか。見解を伺います。
【答弁 松原区長】
まず、公文書管理についてのご質問でございますが、公文書は区の意思決定をあらわすだけではなく、区民の権利義務につきましても大きな影響を及ぼすものであります。適切な管理を行うことは、区の責務として極めて重要なものでございます。文書を管理するに当たりましては、適正に管理していく必要があることから、現在、区は規程等を定め、統一的な処理を行っております。さらに、文書の保存に当たりましては、規程に基づき適切な期間を定め、区政運営に関するものなど、特に重要な文書は長期に保存するなど、公正で確実な管理を行っております。今後も引き続き、既存規程の的確な運用を図ることによりまして、現在及び将来における区民に対しての説明責任を果たせるよう、区民との共有財産であります公文書の適正な管理、保存を進めてまいります。
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※この質問を作るにあたり、NPO法人情報公開クリアリングハウス様の勉強会に参加させて頂きました。
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